Nehmen Sie zum ersten Mal an einer Videokonferenz teil?

Wir schätzen alle unsere schnellen und unkomplizierten Videokonferenzen vom Schreibtisch um schnell noch gerade rechtzeitig wichtige Informationen auszutauschen. Falls Sie aber an einer formellen und geplanten Videokonferenz teilnehmen empfiehlt es sich jedoch gewissen Regeln zu folgen.

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Essen und trinken während einer Videokonferenz sollten Sie vermeiden

Heutzutage sind wir alle sehr beschäftigt und versuchen unsere Zeit so sinnvoll wie möglich zu nutzen. Dennoch möchte ich empfehlen dass Sie ihr Mittagessen zuvor oder nach dem Meeting zu sich nehmen. So etwas sieht über Video nicht sehr ästhetisch aus und Essgeräusche werden unter Umständen ungewollt durch das Mikrofon verstärkt – dies gilt insbesondere für Teilnehmer, die ein Headset verwenden. Ausnahmen sind Telepresence Restaurants wie zum Beispiel Fleming’s Steakhouse in den Vereinigten Staaten oder die Haidilao Restaurantkette in China – beachten Sie jedoch das in diesen Fall alle Teilnehmer von solchen Lokalen teilnehmen sollten um hungrige Blicke zu vermeiden.

Stellen Sie alle Teilnehmer vor

Nachdem alle Teilnehmer eingewählt sind, sollte der Meetingleiter alle Personen vorstellen, die sich unter Umständen noch nicht begegnet sind. Dies verhindert Verwirrung, falls Teilnehmer unter Umständen bereits miteinander gearbeitet haben, sich jedoch noch nicht von Angesicht zu Angesicht getroffen haben.

Bleiben Sie im Blickfeld der Kamera

Bevor Sie sich in die Videokonferenz einwählen sollten sie überprüfen ob die Kamera korrekt eingestellt ist und sie gegebenenfalls richtig einstellen. Es sollten keine Beine unter dem Tisch sichtbar sein und der Bereich über den Köpfen der Teilnehmer sollte auch so klein wie möglich sein (ohne diese abzuschneiden). Versuchen Sie sich das Kamerabild einer Nachrichtensendung ins Gedächtnis zu rufen und passen Ihren Bildausschnitt entsprechend an. Falls später noch mehr Personen von Ihrem Konferenzraum aus teilnehmen sollten Sie das Bild wieder überprüfen und so anpassen das alle gut zu sehen sind – dabei geht es ja schließlich auch bei einer Videokonferenz.

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Schalten Sie Ihr Mikrofon auf “stumm” falls Sie länger nichts sagen

Falls ihre Videokonferenz strukturiert ist und einer Agenda folgt muss das Mikrofon nicht die ganze Zeit aktiv sein. Wenn Sie Ihr Mikrofon “stumm”-schalten während niemand in Ihrem Raum spricht reduzieren Sie ungewollte Nebengeräusche so wie die Klimaanlage oder die Geräusche von jemand der seine Papiere durchsieht. Sie legen die Fernbedienung am besten auf den Tisch, so dass Sie sich schnell “aktiv”-schalten können, wenn jemand im Raum etwas sagen will. Sie werden merken, dass wenn dies von allen eingehalten wird, die Kommunikation und die Audioqualität viel angenehmer werden. Noch ein kleiner Tipp: Auch wenn ihr Mikrofon nicht aktiv ist sollten Sie Gespräche untereinander im Raum vermeiden, selbst wenn es nur ein schneller Kommentar ist. Dies würde den Sprecher verunsichern und den Fluss der Kommunikation unnötig beeinträchtigen.

Sprechen Sie langsam und seien Sie vorausschauend

Videokonferenzen und Immersive Telepresence Technologien bieten heutzutage sehr gute Audioqualität und Verzögerungen kommen normalerweise nicht vor. Dennoch kann es passieren, dass jemand seinen Satz beendet aber noch weitersprechen will und eventuell von jemand unterbrochen wird. Hierbei hilft ruhig reden und immer warten bis der Spreche auch wirklich fertig ist. Falls es Ihnen doch mal passiert ist und Sie haben jemanden unterbrochen, entschuldigen Sie sich schnell und bieten den Sprecher an seinen Gedanken fertig auszuführen um die Konversation sinnvoll fortzuführen.

<Ihr Ratschlag hier>

Falls Sie noch weitere gute Ratschläge haben, lassen Sie es uns wissen und schreiben uns im Kommentarfeld unter dem Artikel. Wir freuen uns sehr auf Ihre tollen Ideen!


 Video: Die Top 10 Videokonferenz-Verpatzer von Karen Boosalis

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