Die Nutzung von Videokonferenzsystemen und Telepresence Räumen ist oftmals wegen der hohen Kosten vor allem der Vorstandsebene und dem Senior Management vorbehalten. Dabei stehen insbesondere die für die Videokonferenz Services verantwortlichen IT Abteilungen vor einer großen Herausforderung.

In der Regel sind die Anforderungen an Servicequalität und Erreichbarkeit seitens Senior Management ungleich höher als die Anforderungen der anderen Nutzer im Unternehmen. Ebenso wird ein Videokonferenz Service vorausgesetzt, der dem Nutzer jegliche technische Bedienung der Videokonferenzsysteme oder Telepresence Lösungen vollständig abnimmt. Mitglieder aus Vorstand und Senior Management wollen sich voll und ganz auf die Inhalte der Termine konzentrieren und nicht auf die Videokonferenztechnik.

Ein solcher Service ist für IT Abteilungen zumeist nur schwer zu leisten, da ein erheblicher Zeitaufwand mit den Vorgängen verbunden ist und die volle Konzentration erfordert. Aber welcher IT Verantwortliche möchte schon seinen Vorstand in die Hände eines externen Dienstleisters anvertrauen?

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Eine mögliche Lösung bieten hier kleinere Spezialanbieter von Concierge Videokonferenz und Telepresence Services. Neben einer hohen Spezialisierung auf die Videokonferenz-Technik und Videokonferenz-Infrastruktur liegt ein erheblicher Vorteil in kleineren Team mit langjährigen Mitarbeitern. Neben den technischen Fähigkeiten spielen die Soft Skills die wichtigste Rolle für einen optimalen Concierge Service. Hier werden gerne Vergleiche mit dem Empfangstresen eines 5 Sterne Hotels gezogen. Der Nutzer möchte umfassend beraten und betreut werden. Dazu gehören ausgezeichnete sprachliche Fähigkeiten, ein adäquates Auftreten und gepflegte Umgangsformen. Mitarbeiter in Concierge Bereichen zeichnen sich meist durch eine langjährige Zugehörigkeit zum Unternehmen aus. Vom daraus resultierenden Vertrauensverhältnis profitieren nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer sondern auch Kunden und Nutzer der Videokonferenz Services.

Im Idealfall können Videokonferenz Service Unternehmen einen Concierge Service anbieten, der einen Remote Bestandteil und einen Vor-Ort Service beinhaltet. Dabei werden via Remote alle Anfragen angenommen, Buchungen bearbeitet, Beratungsleistungen erbracht und Störungen entgegengenommen. Außerdem die Videokonferenzen geschaltet und pro aktive überwacht, um Störungen vorzubeugen. Der Vor-Ort Service kann optional eingesetzt werden, um die Videokonferenz Systeme und Telepresence Räume vor wichtigen Meetings zu überprüfen und die technischen Funktionen sicher zu stellen.

Zusammenfassend ist die Einführung eines Concierge oder VIP Videokonferenz Service mit Sicherheit nicht für jedes Unternehmen sinnvoll. Vor allem größere und internationale Unternehmen machen zunehmend von solchen Videokonferenz Services gebraucht. Neben den qualitativen Überlegungen sollten auch immer Preis und Leistung im Gleichgewicht sein.