Hello, I am your Operator. How can I help you?

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Die Videokonferenz ist bereit. Alles getestet: Sie können beginnen. (Photo: Victor1558)

Es ist 9:30 Uhr, die Rezeption des Konferenzbereiches empfängt eine Gruppe und begleitet sie in den, von ihnen gebuchten, Videokonferenzraum. Bei Erreichen des Raumes fällt ihnen auf, dass ihre Kollegen im Londoner Videokonferenzraum bereits eingetroffen und schon mit Vorbereitungen beschäftigt sind. Ein Kollege aus der eigenen Gruppe konnte es leider auch nicht rechtzeitig einrichten und hat mitgeteilt, dass er telefonisch an der Konferenz teilnehmen möchte. Auch er ist bereits verbunden und nimmt an den Vorbereitungen teil. Es findet ein 30 minütiges Vorbereitungsmeeting (auch bekannt als “Setup” oder “Pre-Call”) statt. Anschließend wird das Signal gegeben, worauf um Punkt 10:00 Uhr der Videokonferenzraum des Geschäftspartners in die Videokonferenz hinzugeschaltet wird. Die Verhandlungen können beginnen. Es wurde alles für Sie vorbereitet und getestet.

So kann der Alltag in einer Managed Services Umgebung aussehen. In dem geschilderten Beispiel haben wir den Fall, das in einem Back-Office ein Videokonferenz Operator die Videokonferenz vorbereitet. Dies beginnt bereits vor der eigentlichen Videokonferenz mit der Anwahl und den Tests der beteiligten Videokonferenzräume. Somit wird ein reibungsloses Funktionieren der beteiligten Räume sichergestellt. Probleme können so schon im Vorfeld bereits behoben werden. Besondere Anforderungen oder Abläufe können adäquat getestet und im Zweifelsfall überarbeitet werden.

Auch für den Kollegen, der leider nicht vor Ort sein konnte, bietet der Managed Service Vorteile. Der für diesen Call verantwortliche Operator kann sehr schnell auf die neuen Bedingungen reagieren und die Infrastruktur, sowie die Videokonferenz vorbereiten. Er öffnet die Telefoneinwahl-Ports und gibt die für den Teilnehmer relevanten Informationen umgehend weiter.

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Kümmern Sie sich um die Agenda, wir kümmern uns um alles andere. (Photo: Victor1558)

Die Teilnahme eines nicht unternehmenseigenen Videokonferenzraums profitiert ebenfalls durch unseren Videokonferenz Operator. Während das Vorbereitungsmeeting noch läuft hat dieser sich bereits um die „externe“ Lokation „gekümmert“. Diese wird in einer Sub-Konferenz verbunden und die Video- und Audio-Qualität überprüft. Nach einem erfolgreichen Check wartet der Raum auf das Signal, die Hauptkonferenz betreten zu dürfen. In unserem Beispiel wurde das Startzeichen auf 10:00 Uhr gelegt. Nachdem die Teilnehmer ihr “Ok” übermittelt haben wurde die externe Lokation in die Hauptkonferenz verbunden und das Meeting konnte starten.

Diese und viele weitere Punkte gehören zu den täglichen Aufgaben eines Managed Services Videokonferenz Operator. In unserem Beispiel haben wir bereits das Vorbereiten und Prüfen der Videokonferenz in einem Pre-Call angesprochen, welches es dem Kunden erlaubt, sich voll und ganz auf sein Meeting zu konzentrieren. Die Funktionalität und Vollständigkeit der Videokonferenz auf technischer Seite wird durch den Operator übernommen.
Das Arbeiten nach Zeit- (Regie-)Plänen ist ebenfalls ein sehr gerne genutztes Mittel von Organisatoren, da sich so auch sehr komplexe Videokonferenz-Szenarios abbilden lassen und es den Teilnehmern ein sehr großes Maß an Flexibilität gibt.

Ebenfalls ein sehr komplexer Punkt ist das aktive Videokonferenz-Monitoring was durch den Operator durchgeführt wird. Hierdurch kann im Falle von technischen Problemen sehr schnell und effizient eingegriffen werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Operator in der Lage ist dem Meeting, den Inhalt betreffend, folgen kann, sondern nur eine Überwachung der Endpunkte und der Infrastruktur leistet, durch welche Alarmmeldungen oder sonstige Auffälligkeiten schnell identifiziert, analysiert und behoben werden können.

Das stellt einen nahezu reibungslosen und unterbrechungsfreien Ablauf einer Videokonferenz sicher. Der Fokus des Teilnehmers liegt zu 100 Prozent auf dem Meeting Inhalt, da er sich auf technische und Umsetzungsrelevante Themen nicht kümmern muss.

Eine Steigerung der Effektivität und Zuverlässigkeit von Videokonferenzen im täglichen Business. Welche auch viele neue Möglichkeiten und Chancen mit sich bringen.

Haben Sie schon einmal Erfahrungen mit diesem Thema gemacht? Oder befanden sich in einem Szenario, in welchen Sie sich einen Operator gewünscht hätten? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen und Erfahrungsberichte.