Erfahren Sie mehr zum Einsatz globaler Videokonferenz Buchungstools.

Der Einsatz von Videokonferenzen stellt internationale Unternehmen zunehmend vor die Herausforderung auch bestehende Buchungsprozesse und Buchungstools den neuen Anforderungen anzupassen und globale Videokonferenz Buchungstools einzuführen.

War die Buchung von Meetingräumen und der Einsatz von Buchungstools in der Vergangenheit noch zumeist lokal auf einzelne Gebäude oder maximal Regionen beschränkt, stellt die internationale Kommunikation mittels Videokonferenzen die Unternehmen vor große Aufgaben. Es kommt zu doppelter Buchung von Meetingräumen. Missverständnissen, welcher Meetingraum auf der Gegenseite angewählt werden muss und auch zu Problemen, wenn Meetings oder Videokonferenzen über den eigentlich vorgesehenen Zeitpunkt hinaus dauern.

Abhilfe kann der Einsatz eines globalen Videokonferenz Buchungstools schaffen. Allerdings ist es mit der einfachen Implementierung einer schönen Buchungssoftware nicht getan. Vielmehr müssen globale Buchungsprozesse als klare Regeln aufgesetzt werden und eine einheitliche Benennung der Meetingräume muss geschaffen werden (Naming Convention). Vielen sind Raumnamen, wie z. B. Raum Mailand, Raum Berlin oder Raum London ein Begriff. Leider gibt es viele Unternehmen bei denen diese Art der Benennung teilweise global doppelt und dreifach auftritt und keinerlei Nutzen bei der Einführung eines globalen Videokonferenz Buchungstools hat.

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Photo: Horia Varlan

Ideal ist eine Integration des globalen Videokonferenz Buchungstools in bestehende Kalender und Emailsysteme der Unternehmen (z. B. Outlook), so dass Buchungsvorgänge weitgehend automatisiert werden können. Wenn dann auch noch eine Schnittstelle zur Videokonferenz Infrastruktur geschaffen wird und automatisch die Multipoint-Videokonferenz auf der MCU gebucht wird kann ein hoher Nutzen für die internen Abläufe des Unternehmens erreicht werden.

Aktuell sind am Markt nur sehr wenige wirklich brauchbare Videokonferenz Buchungstools mit weitgehender Automatisierung erhältlich und in der Regel wird aufwändige Programmierarbeit für Softwareschnittstellen zu bestehenden Systemen benötigt, z. B. Kalender / Email, Gebäudeleitsysteme / Raumschilder (Digital Signage) oder Videokonferenz Infrastruktur (MCU).

Eine weitere Herausforderung ist es einen “Sponsor” für die Kosten des Buchungstools zu finden. Der Roll-out für ein globales Videokonferenz Buchungstool ist mit einer längeren Projektlaufzeit und entsprechenden Budgets verbunden. Am einfachsten ist eine Umlage auf alle Mitarbeiter und somit potentiellen Nutzer im Unternehmen, um das benötigte Budget zu schaffen.

Für Unternehmen, die einen Einsatz eines Videokonferenz Buchungstools planen, empfiehlt es sich in jedem Falle einen bereits erfahrenen Betreiber globaler Videokonferenz Services zu konsultieren und externe Unterstützung beim Design und Roll-out hinzu zu ziehen.