Was bei der Einführung von Videokonferenz Self Services beachtet werden sollte.

Der Einsatz von Videokonferenzen boomt in vielen Unternehmen und vor allem große Unternehmen nutzen das Medium zur Einsparung von Reisekosten und Erhöhung der Produktivität. Dabei waren Videokonferenzen früher vor allem dem Top Management vorbehalten. Das hat sich heute grundlegend geändert und Videokonferenzen werden von allen Mitarbeitern der Unternehmen für tägliche Kommunikation eingesetzt.

Bereits heute besitzen große Unternehmen 500+ Videokonferenz Räume und oftmals 10tausende Desktop Videokonferenz Nutzer. Die Wachstumsraten der Nachfrage nach professionellen Videokonferenzen lag in den vergangenen Jahren nicht selten über 30% pro Jahr.

Auch die Betriebsstruktur war aufgrund der Anforderungen der Vergangenheit insbesondere für das Top Management in Form eines umfassend kontrollierten Managed Service aufgesetzt. Dieser Videokonferenz Managed Service liefert eine große Betriebssicherheit, kostet allerdings auch einen großen Teil der knappen Budgets.

Abhilfe können Videokonferenz Self Services schaffen. Der große Vorteil liegt in einer hohen Skalierbarkeit und deutlich geringeren Kosten gegenüber einem umfassenden Videokonferenz Managed Service. Dabei sollte der Videokonferenz Self Service zusätzlich und ergänzend zu bestehenden Managed Service Strukturen angeboten werden.

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Photo: Interop Events

Wer sich mit der Einführung von Videokonferenz Self Services beschäftigt sollte folgende Top 5 beachten:

1. Erwartungen der Anwender

Wer bereits heute einen Videokonferenz Managed Service mit großem Komfort nutzt, möchte eventuell zukünftig nicht auf diesen angenehmen Service verzichten. Wichtig ist es die Erwartungen der Anwender zu managen und klar zu kommunizieren für welche Einsätze der Videokonferenz Self Service sinnvoll ist. Ein Self Service sollte vor allem für die breite Masse an Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich sein. Für wichtige Konferenzen z.B. von Top Management, Vorstand oder Aufsichtsrat kann der Videokonferenz Managed Service durchaus weiterhin Sinn machen.  Sehr hilfreich kann es sein die Kosten des Managed Service transparent an die Nutzer zu kommunizieren – diese Maßnahme kann schnell zu einem Sinneswandel führen.

2. Videokonferenz Infrastruktur

Beachten Sie, dass eine bestehende Videokonferenz Infrastruktur oftmals nicht auf die Bedürfnisse für einen Videokonferenz Self Service ausgelegt sind. Herkömmliche Videokonferenz Infrastruktur ermöglicht nur eine geringer Skalierbarkeit, d.h. die Videokonferenz Ports sind nicht unbegrenzt verfügbar. Sinnvoll können softwarebasierte Videokonferenz Infrastrukturen sein. Diese erlauben eine hohe Skalierbarkeit und geringere Betriebskosten. Für einen kostengünstigen Einstieg kann auch ein Videokonferenz Service aus der Cloud sinnvoll sein.

3. Betrieb planen

Videokonferenz Self Service bedeutet nicht, dass auch auf einen geordneten Betrieb verzichtet werden kann und die Lösung automatisch funktioniert – im Gegenteil! Für eine hohe Anwenderzufriedenheit muss die Videokonferenz Infrastruktur stabil laufen, Fragen der Anwender zur Nutzung müssen zeitnah und kompetent beantwortet werden und die Verwaltung der Accounts und virtuellen Videokonferenzräume muss gemanaged werden.

4. Schulungen anbieten

Wer einen Videokonferenz Self Service anbietet muss auch die Anwender in die Lage versetzen den Service richtig zu nutzen. Dazu sind Schulungen wichtig. Die Bandbreite reicht hier von Präsenz-Schulungen, Broschüren, eLearning bis hin zu Schulungsvideos und eigenen Intranet-Seiten.

5. Wachstum managen

Die Einführung von Videokonferenz Self Services kann zu einer enormen Nachfrage führen. Bei einigen Unternehmen wurde eine Verdoppelung der Nachfrage innerhalb eines Jahres gemessen. Beachten Sie die Auswirkungen auf Ihr Netzwerk und Ihre Videokonferenz Infrastruktur sowie den laufenden Betrieb. Insbesondere Budgetplanungen sollten weiteres Wachstum enthalten, da unterjährig nur sehr schwer neue finanzielle Mittel für die Finanzierung weiteren Wachstums bereitgestellt werden können.

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