Viele Unternehmen haben heute bereits Softwarelösungen im Einsatz, um die Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen zu ermöglichen. Oft beschränkt sich der Einsatz solcher Tools aber auf spezifische Standorte (Konzernzentrale) oder bestimmte Mitarbeitergruppen (Assistenzen, Sekretariate).

Videokonferenz- und Telepresence-Projekte sind aber in der Regel nationalen oder internationalen Anforderungen unterworfen – und ein enorm komplexes Thema. Viele Unternehmen haben hier in der Vergangenheit mit Exchange/Outlook-Lösungen experimentiert, um den Aspekt der „einfachen und schnellen Buchung“ für Mitarbeiter umsetzen zu können. Meistens aber ohne großen Erfolg – und das aus sehr unterschiedlichen Gründen.

Das hat dazu geführt, dass bei vielen Video- und Telepresence-Projekten das Thema „Buchung“ zu Beginn der Projekte in der Regel gar nicht mehr thematisiert wird – und damit auch kein Bestandteil von Konzepten und Projektplanungen mehr ist.

Erst sehr viel später – wenn es um Themen wie „Auslastung“, „Nutzungsgrade“ und damit verbunden um ROI-Betrachtungen geht – rückt plötzlich der Mitarbeiter wieder verstärkt in den Fokus der Projektgruppen. Weil möglicherweise die Akzeptanz der Mitarbeiter fehlt, weil Buchungen von Räumen und Videokonferenz-Equipment viel zu kompliziert sind oder in zu viele verschiedene Abteilungen gehen, weil möglicherweise die Arbeitsprozesse der involvierten Abteilungen nicht synchronisiert sind, weil kurzfristige Änderungen einfach aufgrund zu vieler manueller Arbeitsprozesse nicht möglich sind ….

Es gibt viele Ursachen für schlechte Akzeptanzwerte und damit ungenügende Auslastungsquoten. Die meisten dieser Ursachen „zeigen“ ganz eindeutig in Richtung „Buchungs-Themen“ und „Mitarbeiter-Akzeptanz“.

Was aber ist heute – im Jahr 2014 – möglich? Gibt es eine „einfache“ Software-Lösung, die dem Mitarbeiter erlaubt, eigene Buchungen im System zu hinterlegen? Die unterschiedliche Buchungskonzepte und –workflows erlaubt? Die eine bi-direktionale Anbindung an Cisco (ehemals Tandberg) Systemkomponenten wie CTX oder TMS ermöglicht? Die alle relevanten Arbeitsschritte einer Buchung – bis hin zum Einladen externer Standorte oder externer Teilnehmer ermöglicht? Die die kurzfristige Bearbeitung von Konferenzen oder sogar von bereits laufenden Konferenzen ermöglicht?

Die Antwort ist recht einfach: JA – eine solche Lösung gibt es.

Mit der Videokonferenz-Buchungssoftware raum]für[raum gibt es eine gleichermaßen professionelle wie einfache Lösung, um direkt von Anfang an das Thema „Buchung“ im Projekt mit zu adressieren und so gesamtheitliche Lösungsbausteine dem Kunden anbieten zu können.

raum]für[raum ist zurzeit in reinen Videokonferenz-/Telepresence-Projekten beispielsweise bei der Deutschen Telekom AG, der T-Systems und der Allianz SE im Einsatz. Besonderer Vorteil der Lösung ist die bi-direktionale Anbindung an Cisco’s (Tandbergs) CTX / TMS, sodass hier signifikante Optimierungs- und Kosteneinsparpotentiale in Videokonferenz- und Telepresence-Projekten generiert werden können!

Ansprechpartner bei mediaDIALOG: Andreas Varnholt

Detailinformationen zur Lösung als Whitepaper zum Download

Allgemeine Informationen zur Lösung: videokonferenz.vc

Photo: photosteve101

This post is also available in: Englisch