Was ist ein Town Hall Meeting?

Bevor wir zu den Tipps für ein besseres Town Hall Meeting kommen, hier eine kurze Definition zum Begriff des Town Hall Meeting. Der Begriff des Town Hall Meeting stammt aus dem Englischen und ist eine moderne Form der klassischen Betriebsversammlung. Dabei werden oftmals viele internationale Standorte eines Unternehmens zusammen geschaltet. Town Hall Meetings finden in der Regel in unternehmenseigenen Räumlichkeiten oder aber in Hotels oder anderen Veranstaltungs-Locations statt. Für die Übertragung der Inhalte werden zumeist bestehende Videokonferenzsysteme genutzt.

1. Erstellen Sie ein Storyboard

Der Erfolg eines Town Hall Meeting hängt oftmals von einem gut durchdachten Storyboard ab. Planen Sie dafür den Ablauf des Town Halls minutiös. Diese Planung sollte einem Drehbuch nahe kommen. Versehen Sie die einzelnen Agenda Punkte mit einem zeitlichen Ablauf. Verwenden Sie genug Zeit auf die Vorbereitung und das Briefing der beteiligten Mitarbeiter. So stellen Sie sicher, dass es beim Town Hall alles reibungslos läuft.

2. Holen Sie sich Unterstützung

Sofern Sie für die Organisation des Town Hall Meeting verantwortlich sind, holen Sie sich fachkundige Unterstützung für die Vorbereitung aber vor allem auch während der Dauer des Town Hall Meeting an Ihre Seite. Sie möchten sich um die inhaltlichen Themen kümmern, dann benennen Sie einen Ansprechpartner für das Catering, die Technik und die Betreuung der Teilnehmer.

3. Planen Sie Tests ein

Für ein gutes Town Hall Meeting sind Tests unerlässlich. Vor allem die Medientechnik, Kamerazüge, Licht, Ton und auch die Videokonferenzsysteme sollten im Vorfeld umfassend getestet werden. Lassen Sie Ihren Dienstleister im Bereich Medientechnik die Tests protokollieren und im Falle von Problemen sollten Ersatzteile zum Austausch bereit gehalten werden. Im Idealfall lassen Sie die Sprecher im Town Hall einen Soundcheck machen, so dass die Mikrofone auf den Sprecher eingestellt werden. Schalten Sie die Videokonferenz in alle Standorte, um zu sehen, dass Bild und Ton funktionieren.

4. Managen Sie die Q&A Session

Die sogenannte Q&A Session (Frage und Antwort) ist immer ein neuralgischer Punkt im Town Hall Meeting. Dabei stellen zumeist die Mitarbeiter den Sprechern gezielte Fragen zu aktuellen Themen. Teilweise eben auch mit kritischen Unterton. Nichts ist schlimmer als eine Q&A Session ohne Fragen, überlegen Sie dazu, ob Sie im Vorfeld einige erste Fragen in der Audienz positionieren, so dass die Q&A Session in Fahrt kommt. Sobald die ersten Fragen gestellt sind, fühlen sich auch andere Personen für weitere Fragen animiert. Fragen der Q&A können meist aus dem Publikum Vor Ort oder aber aus den über Videokonferenz zugeschalteten Standorten kommen. Hier sollten Sie gemäß dem Storyboard moderieren und zum Beispiel die ersten Fragen aus dem Publikum Vor Ort zulassen und dann zu den anderen internationalen Standorten schalten. So vermeiden Sie doppelte Fragen und Verwirrung bei Ihren Sprechern.

5. Bieten Sie Webcast oder Live Stream an

Insbesondere in Unternehmen, die über viele Zeitzonen hinweg operieren, ist es für einige Mitarbeiter schwierig dem Town Hall Meeting beizuwohnen. Dabei bietet es sich an mittels moderner Technologien eine Abhilfe zu schaffen. Sie können das Town Hall als Live Stream auf den Arbeitsplatz der Mitarbeiter übertragen. So können Mitarbeiter mit geringem Aufwand die wichtigen Informationen des Unternehmens verfolgen. Außerdem bietet es sich an das Town Hall aufzuzeichnen und in Form einen Video-on-Demand im Intranet zum Download zur Verfügung zu stellen. Auch Mitarbeiter im Schichtdienst, Urlaub oder in anderen Zeitzonen können so teilnehmen.

6. Laden Sie zum De-Briefing ein

Im Nachgang zu jedem Town Hall Meeting sollten Sie ein kurzes De-Briefing Gespräch mit allen Beteiligten Ansprechpartnern machen. Nutzen Sie diese Gelegenheit als „Lessons learned“ und sammeln Sie Feedback ein. Town Hall Meetings werden immer mehr zum Standard für modernen interne Unternehmenskommunikation. Aufgrund der Tatsache, dass die Sprecher meist dem Vorstand, Geschäftsführung oder Top-Management angehörten genießen die Town Hall Meeting eine hohe Aufmerksamkeit und entsprechenden Qualitätsanspruch. Diesem werden Sie nur gerecht, wenn Sie immer besser werden.

Bild: PopTech