Während sich die Technologien stetig weiterentwickeln gilt es sich einer äußerst dynamischen Welt anzupassen. Aufgrund dieser rasenden Entwicklung ist es zunehmend von Vorteil sich dieser Geschwindigkeit anzugleichen und Verbesserungen an seiner Projektarbeit durchzuführen.
Der Schlüssel zu erfolgreichem Projektmanagement ist eine gute Kommunikation, besonders in der Übermittlung von Zielen, Updates und anderen Informationen an alle Beteiligten.

Im Zeitalter der Neuen Medien bilden die sogenannten Collaboration Tools wie E-Mail, Instant Messaging sowie Telefon- und Videokonferenzen die grundlegenden Kommunikationsmittel. Diese Hilfsmittel ermöglichen es die Aufgaben on-time, on-scope und in-budget zu erledigen. Diese Punkte sind auch bekannt als „triple constraints“ oder als „magisches Dreieck“.

Projekte, in denen neben den üblichen Kommunikationsmitteln auch Videokonferenzen genutzt werden, werden mit einer höheren Wahrscheinlichkeit die festgelegten Rahmenbedingungen erfolgreich erfüllen.
Videokonferenzen sind somit ein wertvolles Mittel, das Projektmanager bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe unterstützt und somit dazu beiträgt bessere Ergebnisse zu erzielen.
Dazu bieten Videokonferenzen folgende weitere Vorteile im Projektmanagement:

Reiseersparnis

Videokonferenzen reduzieren merklich die Reisekosten eines Unternehmens. Durch ständig steigende Reisekosten sind Unternehmen darauf bedacht ihre Kosten in Blick auf Budget und Zeit zu minimieren. Zudem werden neben den Reisekosten die Reiserisiken gesenkt.

Steigerung von Produktivität und Effizienz

Obwohl sämtliche Vorteile eines persönlichen Treffens nicht durch eine Videokonferenz ersetzt werden können, ermöglicht dieses virtuelle Treffen zwischen zwei Standorten eine sehr produktive und kurzfristige Kommunikation. Die kürzeren und strukturierten Meetings verhindern Verzögerungen, optimieren die Anwesenheit und führen zu unmittelbaren Informationsaustausch und kurzen Reaktionszeiten, die wesentlich die Qualität der Projektarbeit verbessern.
In einem Projekt werden somit Qualität und die Einhaltung des Zeitplanes sichergestellt.

Verbesserung der Kommunikation

Ein gewisser Teil an Gestik und Mimik können in einer Videokonferenz übermittelt werden. Dies sind zwei wichtige Aspekte der Kommunikation die über ein Telefon oder Instant Messaging nicht übertragen werden können. Dies hat eine tiefere Verknüpfung (Interface), auf allen Ebenen, zu Folge und steigert die Flexibilität.

Multi-Point Meeting zwischen verschiedenen Zeitzonen

Im Hinblick auf Besprechungen zwischen unterschiedlichen Lokationen in verschiedenen Zeitzonen bieten Videokonferenzen einen deutlichen Vorteil gegenüber anderen Kommunikationswegen. Ohne aufwendige Dienstreisen können Besprechungen von Angesicht zu Angesicht abgehalten werden. Dieser Vorteil wirkt sich wiederrum auf das gesamte Projekt aus.
Seit effektives Projektmanagement ein Qualitätskennzeichen jeder Organisation ist, muss den Ansprüchen des Wettbewerbs genüge getan werden. Im 21. Jahrhundert sollten, bzw. müssen Unternehmen ihren Vorteil aus neuen Technologien ziehen um den Erfolg ihrer Projekte zu sichern.

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