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Microsoft Lync 2013 – Die neuen Funktionen im Überblick

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Microsoft Lync 2013 – Das Hauptfenster

Planen Sie ein Upgrade Ihres Unified Communication IM Clients? Im Anschluss an den „Was ist Microsoft Lync?“ – Artikel von Mark Stubbles würde ich Ihnen gerne einen Überblick über die neuen Funktionen von Lync 2013 verschaffen.

Im Vergleich hatte der Microsoft Office Communicator (auch bekannt als OCS) eher das Aussehen von Windows XP, während Lync 2010 eher an Windows 7 erinnert. Lync 2013 hat nun endlich den Anschluss geschafft und sieht und „fühlt“ sich an wie Windows 8 und Office 365. Natürlich hat der Lync 2013 mehr zu bieten als nur gutes Aussehen. Hierunter habe ich ein paar der neuesten Funktionen aufgelistet, die mir selbst am interessantesten scheinen:

Die neuen Funktionen von Lync 2013

Visuelle Funktionen:

Das Hauptfenster ist optimiert worden und bietet besseren Zugang als auch intuitive Bedienung der Anwendung. Die neue Gesprächsfunktion hat nicht mehr mehrere Chatfenster zur gleichen Zeit offen – so hat man alle an einem Platz und kann sie leicht durchsehen. Ähnlich wie bei den Registerfenstern bei Google Chrome kann man nun einzelne Gespräche auswählen und sie in einem separaten Fenster anzeigen lassen und danach natürlich wieder zurückschieben.

Wenn Sie sich Bilder und Schriftarten größer anzeigen lassen wollen, können Sie die Einstellungen leicht ändern. Das ist nicht nur nützlich für Nutzer mit einer Sehbehinderung, sondern auch wenn Sie ein Display haben, das an einer Wand installiert ist.

Einfachere Nutzung:

Der Lync 2013 Client und das Online Meeting add-in sind jetzt im Setup Programm von Office 2013 enthalten, was die Nutzung von Seiten der Software wesentlich vereinfacht, speziell für große Unternehmen mit tausenden von Arbeitsplätzen.

Allerdings bringt das auch eine Änderung der Funktionen für Gruppen mit sich. Anstelle der Arbeit mit communicator.adm Dokumenten zur Bestimmung von Funktionen, werden ADMX und ADML Administrator Vorlagen bereitgestellt. Für mehr Informationen schlage ich vor, den Microsoft Artikel zu “Group Policy Settings for Lync 2013“ zu lesen.

BYOD Erweiterungen:

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Microsoft Lync 2013 – Auf dem Smartphone

Während es mit der Lync 2010 App für das Smartphone nur möglich war, zugeschaltet zu werden und Sofortnachrichten zu schreiben, ist es mit der Lync 2013 App auch möglich Sprachanrufe und Videokonferenzen zu initiieren, sowohl über Wifi als auch über Datenverbindungen. Auch wenn viele Festnetzanschlüsse in Büros mit Lync verbunden werden können, kann die Nutzung von Lync auf dem Smartphone dauerhaft deren Nutzung ersetzen und Kosten sparen. Für detaillierte Informationen zu diesem Thema empfehle ich die „Mobile Client Comparison Tables“-Seite von Microsoft.

Nutzer, die von firmen-externen Arbeitsplätzen arbeiten, können sich ebenfalls über gute Neuigkeiten freuen. Die Lync 2013 App für webbasierte Konferenzen unterstützt nun Sprach-und HD Videokonferenz Geräte. Teilnehmer eines Meetings können ihre Bildschirme zur Zusammenarbeit teilen und die Rolle des Moderators neu verteilen – sie kriegen das komplette Lync 2013 Meeting Paket ohne den Software Client auf ihrem Gerät installiert zu haben.

Praktische Anwendungen:

Lync 2013 kommt in virtuellen Umgebungen besser zurecht. Die virtuelle Desktopinfrastruktur (VDI) unterstützt Audio und Videogeräte, wie ein Headset oder eine Webcam, dabei, sich mit dem Client zu verbinden, obwohl Sie ein virtuelles Gerät wie einen Thin Client oder einen für einen anderen Zweck konzipierten Arbeitsplatz nutzen. Mehr Details zur Nutzung des Lync VDI Clients gibt es im Microsoft TechNet Artikel.

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Microsoft Lync 2013 – Integration von Chaträumen

Eine andere interessante Funktion ist die Chatroom Integration (auch bekannt als bestehen bleibende Chatrooms oder Topic Feeds). Bereits die älteren Versionen ermöglichten das Gründen einer Gruppe für mehrere Nutzer, z.B. um eine Präsentation zu halten. Beim neuen Lync ist es nun möglich, diese Gruppen permanent aufzusetzen und andere Teilnehmer hinzuzufügen, die Zugriff auf den gesamten Inhalt haben. Das mag nicht für alle Organisationen gelten, aber diese Funktion könnte den Nutzen von statischen E-Mailverteilern schmälern und einen neuen dynamischen Weg zum Datenaustausch aufzeigen. Wenn Sie es nicht für alle Nutzer zugänglich machen wollen, gibt es eine Option, um den Zugriff zu personalisieren.

Eine neue Funktion ist außerdem der Status „presenting“, der ankommende Kommunikation blockt, außer der Sender ist Mitglied einer genehmigten Gruppe. Falls Sie zwei Bildschirme nutzen und einer davon der „presenting“ Bildschirm ist, wird das nicht automatisch für Sie getan.

Vielleicht haben Sie mit vorangegangenen Versionen des Clients die Erfahrung gemacht, dass Sie ein bestimmtes Gespräch zur Referenz gerne behalten würden, aber das Gerät neu starten müssen. Was passiert? Das Gespräch ist weg. Bei der neuen Version von Lync 2013 kommt das Gespräch nach dem Neustart zusammen mit den Inhalten zurück. Das war für mich in solchen Momenten eine große Zeitersparnis.

Verbesserungen bereits bestehender Funktionen:

  • Update von Outlook Kalender und Meeting Funktionen
  • Native Video Conferencing verbessert
  • Web App and Mobile App unterstützen jetzt Voice und Videokonferenzen
  • Anzeige von Kontaktinformationen wurde verbessert
  • Funktionen zur Teilnahme an Meetings wurden sehr verbessert, um die Zusammenarbeit zu optimieren

Haben Sie Lync 2013 schon ausprobiert? Vermissen Sie eine neue Funktion? Ich würde mich über Ihre Meinung sehr freuen! Lassen Sie im Kommentarfeld von sich hören!

Einsatz eines globalen Videokonferenz Buchungstools

Erfahren Sie mehr zum Einsatz globaler Videokonferenz Buchungstools.

Der Einsatz von Videokonferenzen stellt internationale Unternehmen zunehmend vor die Herausforderung auch bestehende Buchungsprozesse und Buchungstools den neuen Anforderungen anzupassen und globale Videokonferenz Buchungstools einzuführen.

War die Buchung von Meetingräumen und der Einsatz von Buchungstools in der Vergangenheit noch zumeist lokal auf einzelne Gebäude oder maximal Regionen beschränkt, stellt die internationale Kommunikation mittels Videokonferenzen die Unternehmen vor große Aufgaben. Es kommt zu doppelter Buchung von Meetingräumen. Missverständnissen, welcher Meetingraum auf der Gegenseite angewählt werden muss und auch zu Problemen, wenn Meetings oder Videokonferenzen über den eigentlich vorgesehenen Zeitpunkt hinaus dauern.

Abhilfe kann der Einsatz eines globalen Videokonferenz Buchungstools schaffen. Allerdings ist es mit der einfachen Implementierung einer schönen Buchungssoftware nicht getan. Vielmehr müssen globale Buchungsprozesse als klare Regeln aufgesetzt werden und eine einheitliche Benennung der Meetingräume muss geschaffen werden (Naming Convention). Vielen sind Raumnamen, wie z. B. Raum Mailand, Raum Berlin oder Raum London ein Begriff. Leider gibt es viele Unternehmen bei denen diese Art der Benennung teilweise global doppelt und dreifach auftritt und keinerlei Nutzen bei der Einführung eines globalen Videokonferenz Buchungstools hat.

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Photo: Horia Varlan

Ideal ist eine Integration des globalen Videokonferenz Buchungstools in bestehende Kalender und Emailsysteme der Unternehmen (z. B. Outlook), so dass Buchungsvorgänge weitgehend automatisiert werden können. Wenn dann auch noch eine Schnittstelle zur Videokonferenz Infrastruktur geschaffen wird und automatisch die Multipoint-Videokonferenz auf der MCU gebucht wird kann ein hoher Nutzen für die internen Abläufe des Unternehmens erreicht werden.

Aktuell sind am Markt nur sehr wenige wirklich brauchbare Videokonferenz Buchungstools mit weitgehender Automatisierung erhältlich und in der Regel wird aufwändige Programmierarbeit für Softwareschnittstellen zu bestehenden Systemen benötigt, z. B. Kalender / Email, Gebäudeleitsysteme / Raumschilder (Digital Signage) oder Videokonferenz Infrastruktur (MCU).

Eine weitere Herausforderung ist es einen “Sponsor” für die Kosten des Buchungstools zu finden. Der Roll-out für ein globales Videokonferenz Buchungstool ist mit einer längeren Projektlaufzeit und entsprechenden Budgets verbunden. Am einfachsten ist eine Umlage auf alle Mitarbeiter und somit potentiellen Nutzer im Unternehmen, um das benötigte Budget zu schaffen.

Für Unternehmen, die einen Einsatz eines Videokonferenz Buchungstools planen, empfiehlt es sich in jedem Falle einen bereits erfahrenen Betreiber globaler Videokonferenz Services zu konsultieren und externe Unterstützung beim Design und Roll-out hinzu zu ziehen.

Gute Zusammenarbeit durch Knowledge Management

Die Kehrseite der Medaille von Unternehmenswachstum und wie man mit Knowledge Management dagegen ankämpfen kann

Um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten, ist nicht nur die Verwendung von angemessenen Zusammenarbeitsmethoden ein wichtiges Kriterium. Um eine gute Ausgangsbasis zu schaffen ist es zunächst wichtig miteinander zu kommunizieren, zu wissen was der Arbeitsbereich seiner Kollegen ist und was man von den anderen erwarten kann.

In schnell wachsenden Unternehmen ist es wahrscheinlich, dass Kollegen die früher eng zusammengearbeitet haben sich immer weiter distanzieren. Dabei geht es vielleicht nicht einmal um eine physische Distanz, vielmehr spezialisieren sich Mitarbeiter immer mehr auf ihr persönliches Fachgebiet und neigen aufgrund dessen dazu ständig in verschieden Gruppen zu arbeiten, in denen sie ihr Spezialwissen einbringen können.

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Dies ist ein ganz normaler Nebeneffekt unternehmerischen Wachstums, leider gibt es wenig Möglichkeiten um einen negativen Einfluss auf die Servicequalität zu verhindern. Um diesem Prozess entgegenzuwirken ist es wichtig, die Bedeutung von Knowledge Management im Unternehmen zu verbessern. Bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder der Zusammenarbeit im eigenen Unternehmen ist es wichtig individuelles oder implizites Wissen in Common Sense zu verwandeln, also es jedermann zugänglich zu machen.

Da GMS (Global Media Services) ebenfalls nicht von derartigen Effekten durch Wachstum gefeilt ist, haben wir eine Möglichkeit gefunden um Wissen zu teilen und einen Einblick in die Arbeit der jeweiligen Teams zu bieten. Deshalb hat Markus Mattern, in seiner Position als einer unserer Senior VIP Video Conference Bridge Operator, viel Aufwand in die Vorbereitung einer Präsentation über technische und betriebliche Einzelheiten seiner Arbeit und der Arbeit seines Teams investiert.

Ursprünglich war ein einzelner Workshop-Termin für interessierte Mitarbeiter geplant, um mehr über die Arbeit anderer Teams zu lernen. Da jedoch so viele Anfragen bei uns eingetroffen sind, haben wir uns dazu entschlossen mehrere Workshops zu halten und sogar Wochenenden zu nutzen.

Der Workshop

Der Inhalt der Präsentation ist in einer sehr ansprechenden und visuellen Art und Weise gestaltet worden, sodass jeder im Publikum, egal was sein beruflicher Hintergrund ist. Sowohl die betrieblichen Abläufe, die Tätigkeiten des Videokonferenz Bridging Services, als auch die technische Einführung in den Aufbau der Videokonferenzen wurden eingehend behandelt.

In diesem Workshop haben wir als Beispiel Cisco TelePresence Geräte verwendet und die Funktionsweise, Möglichkeiten und Grenzen einer Multipoint Control Unit (MCU) erklärt. Wir haben diese Vorgehensweise gewählt, da wir der Überzeugung sind, dass es sogar innerhalb des gleichen Unternehmens wichtig ist klare Vorstellungen davon zu haben was umgesetzt werden kann und was die Grenzen der Möglichkeiten überschreitet.

Markus erklärte wozu Video Communication Server (VCS) nützlich sind und wie sie verwendet werden können um Firmen-Firewalls in einer rechtlich einwandfreien Weise zu überbrücken (Traversal). Dies ist insbesondere für Unternehmen mit strikten Netzwerkrichtlinien, oder für den Übergang vom Intranet zum Internet wichtig. Es zeigt aber auch, dass, falls die Firewallüberbrückung gut geplant, konfiguriert und gemanagt ist, man viele ISDN Kosten sparen kann.

Nach dem Abschluss unserer Sitzungen haben wir von allen Teilnehmern sehr gutes Feedback bekommen und freuen uns schon auf den nächsten Workshop, in dem vielleicht dann eine andere Abteilung ihre Arbeit vorstellt.

Vielen Dank an Markus!

Videokonferenz Services für Banken der Zukunft

Wie Videokonferenz Services einen Mehrwert für Banken der Zukunft bieten können.

Der Bankensektor und die gesamte Finanzindustrie befinden sich seit einigen Jahren im Umbruch. Durch den rasenden Ausbau des Internets und die wachsende Akzeptanz von Nutzern für Online Banking Angebote entstehen große Chancen aber auch Risiken. So äußerte sich unlängst Deutsche Bank AG Co-Chef Jürgen Fitschen gegenüber renommierten Medien besorgt über mögliche Konkurrenz durch große Internet und IT Konzerne, z. B.  Google oder Microsoft, die Bedürfnisse und Vorlieben von Kunden detailliert kennen und auch für Finanzdienstleistungen nutzen könnten.

Aber auch Videokonferenz Services spielen eine immer größere Rolle für Banken und tragen zu einem Wandel und einer Modernisierung der Prozesse in Banken positiv bei. Insbesondere die Investmentbanken nutzen Videokonferenz Services, um global Echtzeit-Informationen zu Märkten, Aktien, Währungen und anderen relevanten Informationen auszutauschen.

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“Deutsche Bank Hochhäuser in Frankfurt am Main” von Thomas Wolf (www.foto-tw.de)

Im Bereich der Banken Angebote für Privatkunden und vermögende Privatkunden (Private Wealth Management) werden Videokonferenz Services bislang nur sehr wenig eingesetzt, obgleich auch hier ein wichtiger Beitrag zur Veränderung der Bankprodukte und Angebote geleistet werden könnte. Viele Banken beschäftigen sich mit dem Konzept der Bankfiliale der Zukunft, wobei bei diesen Überlegungen die Videokonferenz Services nur einen Baustein in der Konzeption spielen werden.

Sieht man sich das traditionelle Filialkonzept der Privatkunden Banken in Deutschland an (Sparkassen, Volksbanken, Deutsche Bank, Postbank, Commerzbank und einige weitere Institute) findet man wenig kreative Ansätze für Veränderungen. Die Kunden werden von Bankberatern zu normalen Öffnungszeiten möglichst umfassende vom Giro-Konto bis zur Baufinanzierung betreut und es bleibt wenig Zeit für wirklich individuelle Beratung.

Videokonferenz Services könnten Banken in verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten eine große Hilfe für die bessere, schnellere und individuellere Betreuung der Kunden bieten.

Verbesserung der unternehmensinternen Kommunikation

Mit Hilfe moderner Videokonferenz Services können alle Mitarbeiter, auch wenn sie in verschiedenen Filialen verstreut sitzen, gleichermaßen über aktuelle Entwicklungen am Finanzmarkt, wichtige politische Änderungen (auch Gesetze) oder neue Produktangebote der Bank und Geschäftspartner informiert werden. Ein großer Vorteil gegenüber herkömmlichen Medien (Email, Intranet, Streaming Videos etc.) ist der sehr persönliche Rückkanal, der es den Beratern in der Filiale erlaubt individuelle Rückfragen zu stellen und somit einen höheren Wissenstand fördert. Außerdem ist im Rahmen von Videokonferenzen besser überprüfbar, ob auch wirklich an der Videokonferenz teilgenommen wurde.

Remote Experten über Videokonferenzen

In vielen Fällen werden die Bankberater mit sehr komplizierten Fragestellungen von Kunden konfrontiert. Somit kommt es im schlimmsten Falle zu Falschberatungen oder die benötigten Informationen müssen erst aufwendig und zeitintensiv bei anderen Experten im Unternehmen angefragt werden. Beide Wege sind nicht sonderlich kundenfreundlich. Eine intelligente Lösungsmöglichkeit ist die Beratung mittels eines Experten, der über einen Videokonferenz Service live in das Beratungsgespräch zugeschaltet werden kann. Bei oftmals weit über das Land verstreute Filialen der Banken können über dieses Konzept auch Kosten für Reisen und unproduktive Zeiten gespart werden und darüber hinaus Entscheidungen für Vertriebsabschlüsse beschleunigt werden.

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Diese Dame kann dank Videokonferenz mit genau dem richtigen Experten sprechen

Kundenberatung über Videokonferenz Services

Neuartige Videokonferenz Services können auch für die Beratung von Kunden über Videokonferenzen genutzt werden. Mit vielen Videokonferenzsystemen wird die Möglichkeit einer Teilnahme über den Desktop PC oder Mac als Desktop Videokonferenz oder auch mit Tablet oder Smartphone als Mobile Videokonferenz geboten. Über diese Videokonferenz Services können Bankberater zukünftig problemlos mit Kunden via Videokonferenz sprechen. Auch wenn diese Anwendung von Videokonferenz Services für Banken aktuell noch nach einer Vision klingt, so darf nicht vergessen werden, dass die heranwachsende Generation seit Kindertagen mit Videokonferenz Services wie z. B. Skype umgeht und keinerlei Berührungsängste mit dem Medium der Videokonferenz hat. Diesem neuen Nutzungsverhalten und Kundenwünschen werden sich Banken zukünftig stellen müssen.

Zusammenfassend kann man erkennen, dass Videokonferenzen und moderne Videokonferenz Services viele interessante Gestaltungsmöglichkeit für innovative Finanzdienstleistungsunternehmen und Banken bieten. Der intelligente Einsatz moderner Technologie kann einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für Banken bieten, um auch zukünftig die ideale Beratungsplattform für anspruchsvolle Kunden zu schaffen.

Die Zukunft der Zusammenarbeit durch interaktive Visualisierung

Die Weltwirtschaft befindet sich in einem unaufhaltsamen Prozess des ständigen Wandels.

Um sich in der global vernetzten Welt zu etablieren, müssen Unternehmen heut zu Tage kontinuierlich neue Medientechnologien zum Einsatz bringen. Ein hohes Maß an Experimentierfreudigkeit bezüglich neuer sowie innovativer Präsentationstechnologien ist unausweichlich um effizient und wirtschaftlich die Konzepte und Strategien des Unternehmens zu kommunizieren und einer breiten Belegschaft zugänglich zu machen.

Über eine transparente sowie bildhafte Informationsvermittlung können Ideen zügig erklärt, Abläufe visualisiert und Wissen spielerisch vermitteln werden. Produkte und Dienstleistungen werden so schnell und einprägsam dem Kunden oder Geschäftspartner nahe gebracht. Damit zukünftige Unternehmen den sich ständig ändernden Anforderungen gewachsen sind, sollten neue Technologien so früh wie möglich an die nachfolgende Generation von Arbeitnehmern herangetragen werden. Der von intuitiver Bedienung getragene Übergang zwischen der klassischen analogen Tafel, über das Whiteboard zum digitalen Smart Board ist von besonderen technischen Rafinessen geprägt.

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Das Smart Board lässt sich als eine Großbildwiedergabefläche beschreiben, die sowohl als Bildschirm für interaktive Präsentationen im Business Bereich wie auch als interaktiver Tafelersatz im schulischen Bereich Anwendung findet. Über den Anschluß eines Laptops oder PCs kann jede beliebige Softwareoberfläche, sei es PowerPoint, Word oder der Adobe Reader mit einer touchfähigen Informationsebene überlagert werden.  Selbst eine grafische Auswertung von Standbildern aus Filmsequenzen kann über diesen Weg realisiert werden.

Mittels Touch-Technologie, die eine Nutzung des Boards mit dem Stift oder Finger möglich macht, können Anwender beliebige Inhalte auf das Whiteboard darstellen und bearbeiten. In der Collaboration-Umgebung, in welcher mehrere Boards in einem Netzwerk integriert werden, ergeben sich neue Maßstäbe für die Zusammenarbeit von Teams zur Erarbeitung von Konzepten und Lösung von Problemen. Smart Boards eignen sich perfekt zur Visualisierung und direkten Bearbeitung von Präsentationen, Grafiken oder Schaubildern. Handschriftlich erstellte Abbildungen können beliebig in andere Programme importiert, bearbeitet und gespeichert werden. Durch die intuitive Benutzeroberfläche erlernen Anwender schnell die einzelnen Funktionen. Neben der klassischen Wandmontage können, um eine hohe Flexibilität und Mobilität zu gewährleisten, zu den verschiedenen Produktvarianten auch bewegliche Standfüße angeboten werden. Eine breite Palette an Softwareerweiterungen runden das Produkterlebnis ab und erhöhen die Funktionalität und Flexibilität dieser Technologie.