Viele Unternehmen haben heute bereits Softwarelösungen im Einsatz, um die Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen zu ermöglichen. Oft beschränkt sich der Einsatz solcher Tools aber auf spezifische Standorte (Konzernzentrale) oder bestimmte Mitarbeitergruppen (Assistenzen, Sekretariate).

Videokonferenz- und Telepresence-Projekte sind aber in der Regel nationalen oder internationalen Anforderungen unterworfen – und ein enorm komplexes Thema. Viele Unternehmen haben hier in der Vergangenheit mit Exchange/Outlook-Lösungen experimentiert, um den Aspekt der „einfachen und schnellen Buchung“ für Mitarbeiter umsetzen zu können. Meistens aber ohne großen Erfolg – und das aus sehr unterschiedlichen Gründen.

Das hat dazu geführt, dass bei vielen Video- und Telepresence-Projekten das Thema „Buchung“ zu Beginn der Projekte in der Regel gar nicht mehr thematisiert wird – und damit auch kein Bestandteil von Konzepten und Projektplanungen mehr ist.