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5 Tipps für Medientechnik Planung

Die Medientechnik Planung für Konferenzraumtechnik ist für viele Kunden oftmals ein Buch mit sieben Siegeln. In der Tat birgt das Thema eine gewisse Komplexität. In der Regel gilt hier, je größer der Konferenzraum und vielfältiger die gewünschten Anwendungen sind, desto komplexer ist die Medientechnik Planung.

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Unternehmen stehen zumeist im Rahmen eines Umzuges oder Neubaus vor der Frage, welche Konferenzraumtechnik zukünftig benötigt wird. Damit bei der Medientechnik Planung  (Audio / Video) keine größeren Probleme auftreten, haben wir folgende hilfreiche Tipps für Sie zusammen gestellt.

1. Stellen Sie den Anwender in den Mittelpunkt
Analysieren Sie im Vorfeld des Projektes genau die Anforderungen Ihrer Anwender. Nur wenn die Medientechnik auch im laufenden Betrieb von Ihren Anwendern genutzt wird, erreichen Sie den gewünschten Return-on-Invest (ROI). Binden Sie die Anwender aktiv in den Entscheidungsprozess ein aber hinterfragen Sie die Anforderungen der Anwender kritisch. Gerade im Bereich innovativer Technologie werden schnell lange “Wunschlisten” aufgestellt.

2. Suchen Sie den Dialog mit anderen Verantwortlichen
Im Rahmen Ihres Projektes sollten Sie sich in jedem Falle an den Erfahrungswerten anderer Kunden orientieren. Kennen Sie ein interessantes Neubau-Projekt einer Partnerfirma? Der Service Manager wird Ihnen bestimmt gerne von seinen Erfahrungen berichten. Hier bekommen Sie dann evtl. auch kritisches und ehrliches Feedback zu bestimmten Themen der Medientechnik Planung.

3. Konzentrieren Sie sich auf Standards
Die Medientechnik sollte möglichst einheitlich in der Bedienung sein. Daher sollten Sie sich auf sinnvolle Standards im Rahmen der Planung verständigen. Die Standardisierung der Medientechnik hilft Ihnen auch im späteren Betrieb, z. B. wenn Sie Ersatzteile vorhalten wollen. Auch wenn sich die eigentliche Medientechnik nicht immer standardisieren lässt, achten Sie zwingend auf einheitliche Bedien-Oberflächen der Mediensteuerungen (z. B. Crestron, AMX). Hier sollte der Anwender sich einfach in jedem Raum zurecht finden.

4. Denken Sie schon jetzt an den Betrieb
Oft werden Medientechnik Planungen aufgesetzt und innovative Audio Video Technik implementiert, ohne ein sinnvolles AV Betriebskonzept definiert zu haben. Für größere AV Installationen empfiehlt es sich einen erfahrenen AV Managed Services Anbieter in die Definition des späteren Betriebskonzeptes einzubinden. Zu einem professionellen Betriebskonzept gehören klare SLAs und messbare KPIs.

5. Suchen Sie herstellerunabhängigen Rat
Für die eigentliche Planung von Medientechnik in Ihren Konferenzräumen sollten Sie einen herstellerunabhängigen Fachplaner oder Medientechnik Anbieter hinzuziehen. Eine eigene Medientechnik Planung zu erstellen ist nicht sinnvoll, da die Entwicklungszyklen der Medientechnik sehr kurz sind und somit permanent neue Technologien verfügbar sind. Außerdem ist vor allem bei komplexen Konferenzräumen das Zusammenspiel der Medientechnik und eine verlässliche Kostenindikation ausschlaggebend. Hinterfragen Sie kritisch, wenn Ihnen Ihr General-Planer auch die Medientechnik im Paket mit anbietet, ob und welche Referenzen und Kompetenzen vorhanden sind.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unseren 5 Tipps zur Medientechnik Planung geholfen haben und wünschen Ihnen für Ihr Projekt viel Erfolg.

Videokonferenzsysteme – stirbt Hardware aus?

Lange Zeit waren raumbasierte Videokonferenzsysteme die einzige Möglichkeit, um Videokonferenzen in guter Qualität und ausreichender Verschlüsselung durchzuführen. Mit Cisco (ex Tandberg), Polycom und Lifesize bildeten sich dominierende Hardware Hersteller für Videokonferenzsysteme. Die zumeist sehr teuren Videokonferenzsysteme wurden gemeinsam mit ergänzender Medientechnik (Displays, Projektoren und Mediensteuerungen) in eigens vorgesehene Konferenzräume eingebaut. Die Investitionskosten für einen hochwertig ausgestatteten Videokonferenzraum überstiegen schnell mehrere zehntausend Euro. Trotzdem rechtfertigten die prognostizierten Reisekosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen die Investition. Ergänzend wurden eigene Videokonferenz Infrastruktur Komponenten (MCUs, Gatekeeper, Gateways) verkauft, um Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern sowie einen einheitlichen Rufnummern-Plan und zentrale Administration zu gewährleisten.

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Heute drängen immer mehr neue Hersteller auf den Markt, die vor allem softwarebasierte Videokonferenz Lösungen vermarkten. Zu den wichtigsten Unternehmen zählen mit Sicherheit Vidyo, Pexip, BlueJeans und Acano. Zur Nutzung werden vor allem eigene Software Clients bereitgestellt, die vom Computer oder vom Tablet aus problemlos genutzt werden können. Die Story ist einfach und sinnvoll – schnell kann jeder Nutzer im Unternehmen mit bereits vorhandener Hardware (Rechner) oder einem eigenen Geräte (BYOD Tablet oder Smartphone) an HD Videokonferenzen teilnehmen. Damit die „alte Welt“ der herkömmlichen Videokonferenzsysteme auch an den neuen softwarebasierten Videokonferenzen teilnehmen können werden Gateway Funktionen bereitgestellt. Auch die Investitionen in Videokonferenz Infrastruktur werden immer günstiger. Einige Anbieter haben heute schon Videokonferenz Services im Programm. Bei diesen sogenannten Video-as-a-Service Lösungen muss der Kunde keine eigene Infrastruktur mehr beschaffen, sondern kann einfach den Service gegen monatliche Zahlung nutzen.

Nun stellt sich natürlich die Frage:

Stirbt Videokonferenz Hardware aus?

Aus unserer Sicht kann diese Frage nicht einfach und pauschal beantwortet werden. Neben den individuellen Anforderungen der Nutzer muss auch der jeweiligen Einsatzort geprüft werden. Fakt ist, dass Videokonferenz Software interessante und kostengünstige Erweiterungen zu bestehenden Hardware Lösungen bietet und auch den Bereich der Videokonferenz Infrastruktur revolutioniert. Weitere Informationen zu diesem Thema und anderen interessanten Themen aus den Bereichen Telepresence, Videokonferenz und Unfied Communications können Sie sich als kostenlose Whitepaper herunterladen.

Wie ist Ihre Meinung zu diesem spannenden Thema? Nutzen Sie bereits eine Videokonferenz Software Lösung oder haben Sie sowohl Hardware als auch Software im Einsatz?

Videokonferenz Lösung von Google

google-logo-largeDer Internet-Konzern Google bringt eine eigene Videokonferenz Lösung auf den Markt. Dabei verbindet Google einen einfachen Chrome-Box-Rechner mit der bereits bestehenden Videokonferenz Software Lösung Hangouts. Ergänzt um eine HD-Videokonferenz Kamera mit einer 1080p Auflösung, einen Lautsprecher sowie eine eigene Fernbedienung wird daraus ein Videokonferenzsystem für kleinere Besprechungsräume.

Interessant ist vor allem der Preis. Die Videokonferenz Lösung soll für unter 1000 US-Dollar erhältlich sein. Obwohl der Preis gegenüber den meisten Videokonferenz Herstellern günstig erscheint, gibt es doch noch günstigere Varianten, z.B. von Logitech, um kleine Konferenzräume mit Videokonferenz Technik auszustatten. Über einen Servicevertrag will Google die Betriebssicherheit der Videokonferenz Lösung gewährleisten.

Auch die Anbindung von H.323 und SIP basierten Videokonferenz Lösungen ist möglich, dafür wird allerdings ein Videokonferenz Service benötigt, der die Gateway-Funktion herstellt. Außerdem sollen auch Telefonteilnehmer in die Videokonferenzen zugeschaltet werden können. Darüber hinaus können natürlich Hangouts User vom Rechner und mobilen Geräten an den Videokonferenzen teilnehmen.

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Die Anwender benötigen ein gültiges Gmail Konto und können dann mit 15 Teilnehmern Videokonferenzen schalten. Über die Fernbedienung sollen alle Funktionen steuerbar sein und die Integration in andere Google Dienste (z.B. Kalender etc) kann ein rundes Paket mit guter Usability ergeben.

Nach Aussage von Google wurde die Videokonferenz Lösung im eigenen Unternehmen als In-House Videokonferenz Service entwickelt und genutzt. Angeblich verfügt Google über ein Videokonferenz Netzwerk mit 7000 Videokonferenz Endpunkten und schaltete 10tausende Videokonferenzen pro Monat.

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In der Vergangenheit hatte auch schon Spielkonsolen Hersteller Nintendo Schlagzeilen gemacht, in dem eine Videokonferenz Lösung in die neue Konsole WII-U integriert wurde. Der Trend Videokonferenzen sowohl im Geschäftsalltag als auch für die persönliche und private Kommunikation einzusetzen hält an.

Eine sehr interessante Entwicklung, die das Thema Videokonferenzen noch weiter als Medium für tägliche Kommunikation etablieren wird. Wir freuen uns diese Marktentwicklung weiter zu beobachten.

Telepresence – Unter anderem per Raspberry Pi

Videokonferenzen sind in Unternehmen ein immer beliebteres Mittel, um kosten- sowie umweltschonend mit anderen Firmen und Kollegen zusammenzuarbeiten, die sich vielleicht in einer anderen Stadt, einem anderen Land oder gar auf einem anderen Kontinent befinden. Kostenschonend aus dem Grund, dass so keine teuren Flug- oder Zugtickets gekauft werden müssen. Durch weniger Geschäftsreisende, die so in der Luft sowie auf der Straße unterwegs sind, wird zudem die Umwelt geschont durch einen geringeren CO² Ausstoß. Die Videokonferenz ist insofern tatsächlich eine Technologie der Zukunft. Doch wer sich darauf einlässt, muss auch mit Problemen wie einer schlechten Verbindung rechnen oder mit zu kleinen Bildschirmen, so dass man den Gesprächspartner kaum erkennen kann. Selbst in Zeiten des Internets, wo wir regelmäßig Skype und andere Programme benutzen, ist die fehlerfreie und deutliche Verbindung mit jemandem am anderen Ende der Welt nicht unbedingt gewährleistet.

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Bild von soapbeard

In der Technologiewelt rund um Videokonferenzen hat sich aus diesem Grund in den letzten Jahren viel getan. Ein großer Schritt in diese Richtung fand ab dem Jahr 2001 statt, als viele nach den Anschlägen des 11. Septembers es für eine Weile gar nicht mehr wagten, ein Flugzeug zu besteigen und der Trend der Videokonferenzen zu boomen begann. Heute benutzen viele Unternehmen die wohl hochwertigste Ausführung der Videokommunikationstechnologie: Telepresence. Hierbei wird eine relativ realitätsnahe Atmosphäre direkt in einem Konferenzraum geschaffen, der mit hochwertigen Bildschirmen und Kameras ausgestattet ist. So sieht es für diejenigen, die sich wirklich in dem Raum befinden, aus, als wären alle anderen Teilnehmer an der Konferenz auch tatsächlich mit dabei und nicht nur auf einem Bildschirm zu erkennen. Oftmals werden die Teilnehmer in Lebensgröße auf Full-HD-Displays dargestellt. Mehr allgemeine Informationen zum Thema Telepresence gibt es hier zu lesen: http://de.wikipedia.org/wiki/Telepresence.

Manchmal werden regelrechte Telepresence Roboter geschaffen, die per Bildschirm den entsprechenden Mitarbeiter im Unternehmen einblenden, während sich dieser aber eigentlich an einem ganz anderen Ort befindet, den Roboter aber aus der Ferne steuern kann. Möglich gemacht wird dies unter anderem mit der Technologie des Minicomputers Raspberry Pi. Der kreditkartengroße Platinencomputer ist ein wahres Wunderwerk der Technik, das erst vor knapp zwei Jahren auf den Markt kam und damals zunächst exklusiv von RS Components und Farnell vertrieben wurde. Heutzutage sind die neusten Modelle jedoch von mehreren Anbietern erhältlich. Mit dem Ein-Chip-System können Bastler aus dem kleinen Gerät all das machen, was sie sich vorstellen können, so unter anderem einen Telepresence Roboter bauen. Das neueste Modell des Himbeer-Computers ist das Raspberry Pi B mit mehr Speicherplatz, Ethernet-Schnittstelle und einem zweiten USB Anschluss.

Als Bildschirm für den Telepresence Roboter kann jedes beliebige Tablet verwendet werden, das auf einen fahrbaren Untersatz geschnallt wird, damit sich der Roboter auch beliebig vom Fleck bewegen kann. Um ihn zu bedienen, öffnet man eine Videochat Option auf dem Tablet und kontrolliert den Roboter vom Browser aus mit Hilfe des Web Interfaces. So kann der Roboter sich bewegen, gucken und reden. Kontrolliert wird der fahrbare Untersatz durch einen Radioempfänger, der an ein Raspberry Pi Gerät angeschlossen ist. So können Kommandos praktisch weitergegeben werden. Was man noch für tolle Sachen mit einem Raspberry Pi Rechner anstellen kann, wird unter anderem hier beschrieben: www.raspberrypiguide.de.

Frankfurter Technologie Tag 2013

Die GMS Global Media Services GmbH lädt ein zum diesjährigen Frankfurter Technologie Tag. Themen sind unter anderen natürlich auch Unified Communications und Collaboration Lösungen (UCC), die es kleinen, mittelständischen und auch großen Unternehmen erlauben effektiver zu intern sowie extern zu kommunizieren.

Damit die Gäste ein möglichst breites Spektrum an Meinungen, Visionen und Lösungen vorgestellt bekommen, sind Spezialisten von namenhaften Herstellerfirmen unterstützend beteiligt. Lösungen und Neuigkeiten von folgenden Unternehmen werden vorgestellt:

VBrick

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Streaming-Technologie und Video-Over-IP Entwickler der nächsten Generation.


SMART Technologies

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Innovator und Visionär der Collaboration-Technologie in allen Sektoren.


Vidyo

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Einer der Marktführer in virtueller Videokonferenz-Infrastruktur und Videokonferenz-Software-Lösungen.


Wann?

26. September 2013

Wo?

Intercontinental Hotel, Frankfurt am Main

Weitere Informationen

Alles weitere finden Sie auf der offiziellen XING Event Seite. Sie sollten sich allerdings direkt anmelden, denn die Teilnehmeranzahl ist begrenzt. Das dürfte interessant werden!

Gastgeber

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Medientechnik Betrieb

Medientechnik Betrieb steht heutzutage vor neuen Herausforderungen. Unternehmen setzen auf spezialisierte Betriebsteams oder geben den Betrieb an erfahrene Serviceprovider.

Immer mehr Komponenten der Medientechnik können heute mittels Netzwerkanbindung angesteuert werden. Die Medientechnik (auch AV Audio Video) und der Bereich IT wachsen zusammen. Die Medientechnik wird zwar in vielen Bereichen zum standardisierten IT Produkt erklärt birgt allerdings auch noch große Herausforderungen, insbesondere im Betrieb internationaler Installationen.

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Beispiel einer integrierten Videokonferenzanlage

Aufgrund des Bedürfnisses internationaler Kommunikation haben auch die Anforderungen an den Medientechnik Betrieb zugenommen. Zahlreiche Besprechungsräume werden mit AV Medientechnik ausgestattet und oftmals für Videokonferenzen ausgerüstet. Große Unternehmen besitzen meißt mehr als 1.000 Videokonferenzräume mit komplexer AV Technik. Die Vorstellung “das bisschen Medientechnik betreibt unsere IT einfach mit” stellt sich schnell als unrealistisch heraus. Die Anwender erwarten aber voll funktionsfähige Konferenzräume. Auch die Errichter der Anlagen (AV Systemhäuser, Installer) sind mangels Spezialisierung mit dem Betrieb großer Installationen überfordert. Besondere Komplexität bergen Steuerungs- und Signalmanagement, komplexe Audio und Akustik Installationen sowie maßgeschneiderte Programmierung.

Abhilfe für einen geordneten Medientechnik Betrieb schaffen maßgeschneiderte AV Betriebskonzepte, die auf die Bedürfnisse der Anwender und die technische Konfiguration der Medientechnik eingehen. Dabei ist oftmals eine Mischung aus pro-aktivem Remote Support (als 1st Level) und spezialisiertem Vor-ort Support (als 2nd Level und für Wartungen) die richtige Wahl. Bei der Erstellung des Betriebskonzeptes für die Medientechnik sollten Unternehmen in jedem Falle auf spezialisierte Fachunternehmen zurückgreifen, die ausreichende Betriebserfahrung vorweisen können.

Nach der Konzeption muss entschieden werden, ob der Betrieb der Medientechnik von eigenen Mitarbeitern übernommen wird oder an eine externe Fachfirma (AV Managed Service Provider) vergeben wird. Beim internen Betrieb sollte in umfassende Schulungen investiert werden. Bei der Vergabe an eine externe Firma sollten klare und messbare Erfolgsfaktoren (KPIs) definiert werden und ein Service Level Agreement (SLA) als Vertragsgrundlage unterzeichnet werden.

AV Technik ist im Gegensatz zu standardisierten IT Lösungen nicht nach Vorlagen oder Knowledge Artikeln zu betreiben. Tiefes Expertenwissen, handwerkliche Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze gehören zu einem erfolgreichen Betrieb, ebenso wie fundiertes IT Fachwissen, ITIL Skills und umfassende Prozesskenntnis des jeweiligen Unternehmens.

Microsoft Lync 2013 – Die neuen Funktionen im Überblick

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Microsoft Lync 2013 – Das Hauptfenster

Planen Sie ein Upgrade Ihres Unified Communication IM Clients? Im Anschluss an den „Was ist Microsoft Lync?“ – Artikel von Mark Stubbles würde ich Ihnen gerne einen Überblick über die neuen Funktionen von Lync 2013 verschaffen.

Im Vergleich hatte der Microsoft Office Communicator (auch bekannt als OCS) eher das Aussehen von Windows XP, während Lync 2010 eher an Windows 7 erinnert. Lync 2013 hat nun endlich den Anschluss geschafft und sieht und „fühlt“ sich an wie Windows 8 und Office 365. Natürlich hat der Lync 2013 mehr zu bieten als nur gutes Aussehen. Hierunter habe ich ein paar der neuesten Funktionen aufgelistet, die mir selbst am interessantesten scheinen:

Die neuen Funktionen von Lync 2013

Visuelle Funktionen:

Das Hauptfenster ist optimiert worden und bietet besseren Zugang als auch intuitive Bedienung der Anwendung. Die neue Gesprächsfunktion hat nicht mehr mehrere Chatfenster zur gleichen Zeit offen – so hat man alle an einem Platz und kann sie leicht durchsehen. Ähnlich wie bei den Registerfenstern bei Google Chrome kann man nun einzelne Gespräche auswählen und sie in einem separaten Fenster anzeigen lassen und danach natürlich wieder zurückschieben.

Wenn Sie sich Bilder und Schriftarten größer anzeigen lassen wollen, können Sie die Einstellungen leicht ändern. Das ist nicht nur nützlich für Nutzer mit einer Sehbehinderung, sondern auch wenn Sie ein Display haben, das an einer Wand installiert ist.

Einfachere Nutzung:

Der Lync 2013 Client und das Online Meeting add-in sind jetzt im Setup Programm von Office 2013 enthalten, was die Nutzung von Seiten der Software wesentlich vereinfacht, speziell für große Unternehmen mit tausenden von Arbeitsplätzen.

Allerdings bringt das auch eine Änderung der Funktionen für Gruppen mit sich. Anstelle der Arbeit mit communicator.adm Dokumenten zur Bestimmung von Funktionen, werden ADMX und ADML Administrator Vorlagen bereitgestellt. Für mehr Informationen schlage ich vor, den Microsoft Artikel zu “Group Policy Settings for Lync 2013“ zu lesen.

BYOD Erweiterungen:

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Microsoft Lync 2013 – Auf dem Smartphone

Während es mit der Lync 2010 App für das Smartphone nur möglich war, zugeschaltet zu werden und Sofortnachrichten zu schreiben, ist es mit der Lync 2013 App auch möglich Sprachanrufe und Videokonferenzen zu initiieren, sowohl über Wifi als auch über Datenverbindungen. Auch wenn viele Festnetzanschlüsse in Büros mit Lync verbunden werden können, kann die Nutzung von Lync auf dem Smartphone dauerhaft deren Nutzung ersetzen und Kosten sparen. Für detaillierte Informationen zu diesem Thema empfehle ich die „Mobile Client Comparison Tables“-Seite von Microsoft.

Nutzer, die von firmen-externen Arbeitsplätzen arbeiten, können sich ebenfalls über gute Neuigkeiten freuen. Die Lync 2013 App für webbasierte Konferenzen unterstützt nun Sprach-und HD Videokonferenz Geräte. Teilnehmer eines Meetings können ihre Bildschirme zur Zusammenarbeit teilen und die Rolle des Moderators neu verteilen – sie kriegen das komplette Lync 2013 Meeting Paket ohne den Software Client auf ihrem Gerät installiert zu haben.

Praktische Anwendungen:

Lync 2013 kommt in virtuellen Umgebungen besser zurecht. Die virtuelle Desktopinfrastruktur (VDI) unterstützt Audio und Videogeräte, wie ein Headset oder eine Webcam, dabei, sich mit dem Client zu verbinden, obwohl Sie ein virtuelles Gerät wie einen Thin Client oder einen für einen anderen Zweck konzipierten Arbeitsplatz nutzen. Mehr Details zur Nutzung des Lync VDI Clients gibt es im Microsoft TechNet Artikel.

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Microsoft Lync 2013 – Integration von Chaträumen

Eine andere interessante Funktion ist die Chatroom Integration (auch bekannt als bestehen bleibende Chatrooms oder Topic Feeds). Bereits die älteren Versionen ermöglichten das Gründen einer Gruppe für mehrere Nutzer, z.B. um eine Präsentation zu halten. Beim neuen Lync ist es nun möglich, diese Gruppen permanent aufzusetzen und andere Teilnehmer hinzuzufügen, die Zugriff auf den gesamten Inhalt haben. Das mag nicht für alle Organisationen gelten, aber diese Funktion könnte den Nutzen von statischen E-Mailverteilern schmälern und einen neuen dynamischen Weg zum Datenaustausch aufzeigen. Wenn Sie es nicht für alle Nutzer zugänglich machen wollen, gibt es eine Option, um den Zugriff zu personalisieren.

Eine neue Funktion ist außerdem der Status „presenting“, der ankommende Kommunikation blockt, außer der Sender ist Mitglied einer genehmigten Gruppe. Falls Sie zwei Bildschirme nutzen und einer davon der „presenting“ Bildschirm ist, wird das nicht automatisch für Sie getan.

Vielleicht haben Sie mit vorangegangenen Versionen des Clients die Erfahrung gemacht, dass Sie ein bestimmtes Gespräch zur Referenz gerne behalten würden, aber das Gerät neu starten müssen. Was passiert? Das Gespräch ist weg. Bei der neuen Version von Lync 2013 kommt das Gespräch nach dem Neustart zusammen mit den Inhalten zurück. Das war für mich in solchen Momenten eine große Zeitersparnis.

Verbesserungen bereits bestehender Funktionen:

  • Update von Outlook Kalender und Meeting Funktionen
  • Native Video Conferencing verbessert
  • Web App and Mobile App unterstützen jetzt Voice und Videokonferenzen
  • Anzeige von Kontaktinformationen wurde verbessert
  • Funktionen zur Teilnahme an Meetings wurden sehr verbessert, um die Zusammenarbeit zu optimieren

Haben Sie Lync 2013 schon ausprobiert? Vermissen Sie eine neue Funktion? Ich würde mich über Ihre Meinung sehr freuen! Lassen Sie im Kommentarfeld von sich hören!

Unified Communication & Collaboration -Tools zur Vertriebsoptimierung

Unified Communications & Collaboration Lösungen werden von modernen Unternehmen zunehmend bei der Vetriebsoptimierung eingesetzt.  Die Vertriebsarbeit wird in vielen Unternehmen mit großem finanziellen Aufwand betrieben und der eigentliche Erfolg der Vertriebsarbeit zeigt sich immer erst im Laufe bzw. zum Ende eines Angebotsprozesses. Oft stellt sich Ernüchterung oder Enttäuschung ein wenn potenzielle Kunden über mehrere Monate oder teilweise Jahre betreut wurde und letztlich doch kein Auftrag zu Stande kommt.

Dabei ist es wichtig für den Vertrieb mit vielen potenziellen Kunden den Kontakt zu pflegen und somit viele “heiße Eisen” im Feuer zu haben. Denn der Großteil der Gespräche wird nicht zu einem Auftrag führen. Die Kontaktpflege zu Leads ist zumeist sehr zeitintensiv und oftmals mit hohen Reisekosten verbunden. Der Vertrieb muss viele Kunden besuchen, dazu sitzen Mitarbeiter im Flugzeug, der Bahn oder dem Auto. Unified Communications & Collaborations Lösungen können dabei helfen die Kosten im Bereich Vertrieb wesentlich zu minimieren und trotzdem eine qualitativ hochwertige Kommunikation mit den Interessenten zu pflegen.

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Zuviel Zeit auf der Straße gelassen? Vielleich ist es Zeit für eine Veränderung. (Photo: buzreal)

Zu den Bereichen Unified Communications & Collaboration, kurz UC&C, zählen moderne Kommunikationslösungen, wie z. B. Videokonferenzen, Content Sharing, Voice over IP, Chat und Presence Funktionen. Dabei kann vor allem eine Videokonferenz Lösung einen enormen Beitrag für den Betrieb leisten. Heute können mittels Unified Communications Lösungen Videokonferenzen in HD Qualität vom eigenen PC, Laptop oder iPad aus geführt werden. Die Zeiten enormer Investitionen in Videokonferenz Technik sind vorbei. Die HD Videokonferenz Software Services sind oftmals bereits für geringe Nutzungsgebühren pro Monat einsetzbar. Mit nur eine Mausklick können Gesprächspartner rund um die Welt eingeladen werden, diese benötigen nichts weiter als einen normalen PC mit Internet-Anschluss und Webcam. Spielend leicht können alle möglichen Inhalte, z. B. Powerpoint Präsentationen, Webseiten oder Excel-Tabellen in die Videokonferenz eingebunden werden.

Ein Rechenbeispiel

Das große Optimierungspotenzial mittels Unified Communications & Collaboration kann am Beispiel eines einfachen Vertriebsmitarbeiters verdeutlicht werden. Nehmen wir an der Vertriebsmitarbeiter betreut eine überschaubare Region und besucht seine Kunden mit dem PKW.  Die Termine werden zentral gesteuert und die Routen optimal geplant. Selbst an einem idealen Tag wird der Vertriebsmitarbeiter maximal 4 Termine mit der netto Dauer von je einer Stunde wahrnehmen können. Die restlichen Stunden werden für Reise- und Pausenzeiten benötigt.

Mittels Videokonferenz kann dieser Ablauf erheblich optimiert werden. Ohne besonderen Aufwand kann der Vertriebsmitarbeiter statt 4 Terminen nun 6 Termine pro Tag wahrnehmen. Das entspricht einer Steigerung von 50%. Noch deutlicher wird die Optimierung falls einer der geplanten Termine kurzfristig abgesagt wird. Der Vertriebsmitarbeiter verliert dann nicht nur die Reisezeit, sondern auch die volle Stunde des Termins. Mit dem Einsatz der Videokonferenz befindet sich der Mitarbeiter an seinem eigentlichen Arbeitsplatz und kann die Zeit des abgesagten Termins produktiv nutzen, z. B. mit der Nachbereitung bereits erfolgter Termine, der Erstellung von Angeboten usw. So kann die Vertriebsarbeit um 100% effektiver gestaltet werden.

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Erstkontakt auch gerne in Person (Photo: Victor1558)

Die Grenzen der Unified Communication Technik

Leider hat auch die schönste HD Videokonferenz und Unified Communications Lösung Grenzen. Diese Grenzen liegen vor allem im Bereich der persönlichen Kommunikation und im Aufbau einer zwischenmenschlichen Beziehung. Aus diesem Grund eignet sich der Einsatz von Videokonferenzen in den meisten Branchen besonders für die Kontaktpflege nachdem eine persönliche Beziehung in einem ersten Kennenlernen aufgebaut wurde. Branchen, die ein weniger erklärungsbedürftiges Produkt vertreiben können auch den Erstkontakt – der in der Regel meist per Telefon erfolgt – deutlich verbessern und den potenziellen Kunden ein erstklassiges Erlebnis bieten.

Schneller Return on Invest

Wie bereits beschrieben sind professionelle Unified Communications und HD Videokonferenz Services bereits in einer Preisspanne von rund EUR 40 pro Mitarbeiter und Monat verfügbar. Durch die Erhöhung der täglichen Kundenkontakte pro Vertriebsmitarbeiter sind diese Kosten zumeist am ersten Einsatztag amortisiert. Auch die Betrachtung von Reisekosten und unproduktiver Zeiten bringt schnell den Schluss, dass der Einsatz von HD Videokonferenzen einen echten Mehrwert zur Vertriebsarbeit leistet.

Generell gilt, je weiter die Entfernungen zu den Kunden und je öfter die Notwendigkeit für Termine, desto besser lohnt sich der Einsatz von Unified Communications & Collaboration Lösungen.

Innovative Technologien für Investor Relations

Der Einsatz von innovativen Technologien für Investor Relations Verantwortliche wird zunehmend wichtiger. Die globale Finanzkrise hat zu einer großen Unsicherheit auf den weltweiten Finanzmärkten geführt. Die Reaktionen der Finanzakteure auf Meldungen aus den Investor Relations Abteilungen der börsennotierten Unternehmen führen teilweise zu heftigen Kursschwankungen.

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Jan Johansson (President & CEO von SCA) während einer Jahreshauptversammlung (Photo: SCA)

Aus diesen Gründen ist es eine wichtige Aufgabe für das Management der Unternehmen und die Investor Relations Abteilungen verlorenes Vertrauen wiederherzustellen und zielgerichtet mit den Aktionären, Analysten und anderen Finanzmarkt-Teilnehmern zu kommunizieren. Für diese Kommunikation setzen Unternehmen immer mehr auf innovative Technologien für Investor Relations. Diese innovativen Technologien werden auch als Unified Communications Technologien bezeichnet und unterstützen den Bereich Investor Relations maßgeblich bei der effizienten Kommunikation mit oftmals zahlreichen Aktionären. Nicht selten sind die Aktionäre rund um die Welt verteilt in verschiedenen Zeitzonen.

Zu den wichtigsten innovativen Technologien für Investor Relations (Unified Communications) zählen:

Videokonferenz Services

Videokonferenz Services ermöglichen den Unternehmen schnell und einfach mit Aktionären oder auch Analysten in Kontakt zu treten. Dabei sind die Kosten für moderne Videokonferenz Services in den letzten Jahren sehr attraktiv geworden. Neben der reinen Video Übertragung ermöglichen die Videokonferenz Services auch das Einbinden von anderen Inhalten direkt in die Videokonferenz. So können z. B. Microsoft PowerPoint Präsentationen oder Business Pläne in Form von Microsoft Excel-Tabellen mit internationalen Teilnehmern besprochen werden. Die Videokonferenz Services helfen dabei nicht nur eine persönliche und hochwertige Kommunikation mit den Gesprächsteilnehmern zu pflegen, sondern sparen auch schnell große Mengen an Geld und erhöhen die Produktivität. Mussten in der Vergangenheit die Investor Relations Mitarbeiter für nur einen Termin mit dem Flugzeug reisen, können heute an nur einem Tag per Videokonferenz eine Vielzahl an Terminen wahrgenommen werden.

Live Video Streaming über IP

Eine weitere Form der Kommunikation ist die Übertragung von wichtigen Veranstaltungen per Live Video Stream. So können Hauptversammlungen oder Analysten Meetings in HD Qualität an zehntausende Nutzer weltweit übertragen werden. Dabei kann der Video-Stream mit dem Laptop, PC, Tablet oder Smartphone empfangen werden oder auf Digital Signage Displays und in Meeting-Räumen gezeigt werden. Die Möglichkeiten für IP Video Streaming werden auch als Service angeboten, dabei wird das Video Streaming von Fachfirmen nur für eine spezielle Veranstaltung bereit gestellt.  Alternativ können Unternehmen auch eine eigene IP Videostreaming Lösung aufbauen. Das ermöglicht einen flexiblen Einsatz und kann bei häufiger Nutzung auch finanziell eine attraktive Lösung sein.

Video-on-Demand Plattformen

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Analyst folgt gespannt der Jahreshauptversammlung (Photo: QSC AG)

Der Einsatz von Video-on-Demand Plattformen dient zur Archivierung und Wiedergabe von aufgezeichneten Videos, Videostreams oder Videokonferenz. So können interessierte Shareholder, die z. B. auf Grund von Zeitverschiebungen keine Möglichkeit hatten an der Videokonferenz teilzunehmen oder den Videostream zu empfangen einfach im Nachhinein auf die aufgezeichneten Videos zugreifen. Diese Form der Technologie wird auch als Corporate YouTube bezeichnet. Auch im Falle von Video-on-Demand Plattformen können Unternehmen zwischen gehosteten Services oder einer eigenen Lösung im Netzwerk des Unternehmens entscheiden.

Zusammenfassung

Es kann festgestellt werden, dass innovative Technologien für Investor Relations Abteilungen einen enormen Mehrwert darstellen können. Auch ein Business Case kann relativ einfach abgeleitet werden, da neben der qualitativen Verbesserung der Kommunikation auch Kosten, z. B. für Flüge, Bahnfahrten oder Hotels gespart werden. Zudem kann der Einsatz von Unified Communications Technologien zu einer höheren Produktivität in den Abteilungen führen.

Videokonferenz Self Services Implementierung Top 5

Was bei der Einführung von Videokonferenz Self Services beachtet werden sollte.

Der Einsatz von Videokonferenzen boomt in vielen Unternehmen und vor allem große Unternehmen nutzen das Medium zur Einsparung von Reisekosten und Erhöhung der Produktivität. Dabei waren Videokonferenzen früher vor allem dem Top Management vorbehalten. Das hat sich heute grundlegend geändert und Videokonferenzen werden von allen Mitarbeitern der Unternehmen für tägliche Kommunikation eingesetzt.

Bereits heute besitzen große Unternehmen 500+ Videokonferenz Räume und oftmals 10tausende Desktop Videokonferenz Nutzer. Die Wachstumsraten der Nachfrage nach professionellen Videokonferenzen lag in den vergangenen Jahren nicht selten über 30% pro Jahr.

Auch die Betriebsstruktur war aufgrund der Anforderungen der Vergangenheit insbesondere für das Top Management in Form eines umfassend kontrollierten Managed Service aufgesetzt. Dieser Videokonferenz Managed Service liefert eine große Betriebssicherheit, kostet allerdings auch einen großen Teil der knappen Budgets.

Abhilfe können Videokonferenz Self Services schaffen. Der große Vorteil liegt in einer hohen Skalierbarkeit und deutlich geringeren Kosten gegenüber einem umfassenden Videokonferenz Managed Service. Dabei sollte der Videokonferenz Self Service zusätzlich und ergänzend zu bestehenden Managed Service Strukturen angeboten werden.

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Photo: Interop Events

Wer sich mit der Einführung von Videokonferenz Self Services beschäftigt sollte folgende Top 5 beachten:

1. Erwartungen der Anwender

Wer bereits heute einen Videokonferenz Managed Service mit großem Komfort nutzt, möchte eventuell zukünftig nicht auf diesen angenehmen Service verzichten. Wichtig ist es die Erwartungen der Anwender zu managen und klar zu kommunizieren für welche Einsätze der Videokonferenz Self Service sinnvoll ist. Ein Self Service sollte vor allem für die breite Masse an Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich sein. Für wichtige Konferenzen z.B. von Top Management, Vorstand oder Aufsichtsrat kann der Videokonferenz Managed Service durchaus weiterhin Sinn machen.  Sehr hilfreich kann es sein die Kosten des Managed Service transparent an die Nutzer zu kommunizieren – diese Maßnahme kann schnell zu einem Sinneswandel führen.

2. Videokonferenz Infrastruktur

Beachten Sie, dass eine bestehende Videokonferenz Infrastruktur oftmals nicht auf die Bedürfnisse für einen Videokonferenz Self Service ausgelegt sind. Herkömmliche Videokonferenz Infrastruktur ermöglicht nur eine geringer Skalierbarkeit, d.h. die Videokonferenz Ports sind nicht unbegrenzt verfügbar. Sinnvoll können softwarebasierte Videokonferenz Infrastrukturen sein. Diese erlauben eine hohe Skalierbarkeit und geringere Betriebskosten. Für einen kostengünstigen Einstieg kann auch ein Videokonferenz Service aus der Cloud sinnvoll sein.

3. Betrieb planen

Videokonferenz Self Service bedeutet nicht, dass auch auf einen geordneten Betrieb verzichtet werden kann und die Lösung automatisch funktioniert – im Gegenteil! Für eine hohe Anwenderzufriedenheit muss die Videokonferenz Infrastruktur stabil laufen, Fragen der Anwender zur Nutzung müssen zeitnah und kompetent beantwortet werden und die Verwaltung der Accounts und virtuellen Videokonferenzräume muss gemanaged werden.

4. Schulungen anbieten

Wer einen Videokonferenz Self Service anbietet muss auch die Anwender in die Lage versetzen den Service richtig zu nutzen. Dazu sind Schulungen wichtig. Die Bandbreite reicht hier von Präsenz-Schulungen, Broschüren, eLearning bis hin zu Schulungsvideos und eigenen Intranet-Seiten.

5. Wachstum managen

Die Einführung von Videokonferenz Self Services kann zu einer enormen Nachfrage führen. Bei einigen Unternehmen wurde eine Verdoppelung der Nachfrage innerhalb eines Jahres gemessen. Beachten Sie die Auswirkungen auf Ihr Netzwerk und Ihre Videokonferenz Infrastruktur sowie den laufenden Betrieb. Insbesondere Budgetplanungen sollten weiteres Wachstum enthalten, da unterjährig nur sehr schwer neue finanzielle Mittel für die Finanzierung weiteren Wachstums bereitgestellt werden können.